In de continue zoektocht naar het optimaal inzetten van projectmanagement staan wij voor ‘gezond boerenverstand’ als onderdeel van Modern Projectmanagement. In een viertal artikelen gaat Laurens van Piggelen hier dieper op in. In eerdere delen behandelde hij al wat er aan onze kijk op projectmanagement anders is en het belang van gevoel voor de strategische context en wendbaarheid.
Het derde onderwerp is de prioritering. Om tot juiste prioritering te komen zul je altijd de relevantie van je aannames moeten blijven valideren. Door verkeerde aannames ontstaat namelijk vaak de valkuil om beslissingen te nemen zonder de gehele context goed te bevatten. Blijkt na validatie dat je aannames nog steeds relevant zijn, dan kun je de juiste prioritering aanbrengen. Met deze stappen zorg je ervoor dat de projecten waarde behouden en ook blijven toevoegen.
Een voorbeeld: “Dit project heeft een budget van 3 miljoen, het heeft ons tot nu toe al 2 miljoen gekost, dus er is geen weg meer terug en het moet af”. De tijd heeft je aannames wellicht veranderd en je moet deze dus opnieuw valideren. Het feit dat er al 2 miljoen is uitgegeven kan toch nooit de reden zijn om door te blijven gaan? Met Modern Projectmanagement draait het niet alleen om ‘waarde’ bepalen, maar vooral hoe te prioriteren in een complex speelveld. Dat vergt lef.
Keuzes, keuzes, keuzes
De kern van modern projectmanagement zit in zoals gezegd niet op het concept ‘wat waarde is’, maar in de relevantie van de waarde op een specifiek moment; wat is de daadwerkelijk toegevoegde waarde van een project op een bepaald moment ten opzichte van andere initiatieven. Het gaat niet zozeer om wat de beoogde waarde is bij de start van een project. Organisaties hebben over het algemeen een goed idee wat waarde betekent en hoe ze dat met onder meer business cases bepalen. Het gaat erom of die waarde relevant blijft gedurende het traject en niet wordt ingehaald door interne of externe ontwikkelingen.
Het gebeurt meer dan eens dat er grote programma’s zijn gestart die waarde hadden, maar deze zijn verloren gedurende het traject. Verkeerde keuze voor de techniek, te veel hooi op de vork, niet de juiste mensen, concurrentie versloeg de ‘time-to-market’, noem maar op. Echter, doordat ze in de perceptie van grote waarde zijn en kans op gezichtsverlies groot is, is de valkuil dat dit een keuze in de weg staat: heeft het nog steeds voldoende waarde.
“De vraag is niet wat waarde is, maar of die waarde nog relevant is en niet voorbij is gestreefd door een andere ontwikkeling”
Het gaat erom dat de projectorganisatie zich bewust is van de strategie, daarin bewuste keuzes maakt en niet schroomt om deze regelmatig te valideren en zo nodig daar de consequenties van te dragen. Dit is de essentie van het rollende strategie model van Adapt Innovatie: het blijven (her)ijken van de gemaakte keuzes op basis van ontwikkelingen, focus en bevestigen wat het meest bijdraagt aan de organisatie. En het aanzwengelen van die discussie, het ontwikkelen van het lerend vermogen om dit te borgen in het gedrag van het team… daar speelt de moderne projectmanager een centrale rol in.
Vanuit Adapt Innovatie bieden wij ondersteuning om die moderne centrale rol in te vullen op interim-basis en gaan wij wederzijdse commitment aan dat organisaties dit zelf gaan adopteren en overnemen binnen een vastgestelde periode.
Meten is weten
Ja natuurlijk, zul je denken, maar hoe dan? Welke variabelen neem ik mee en hoe zet ik ze tegen elkaar af? Afhankelijk van de methodiek, cultuur, of historie hebben organisaties een eigen proces hiervoor.
Het is ook nogal wat, afwegingen maken niet alleen op projectniveau, maar ook op werkpakket. Adapt Innovatie zal niet betogen de absolute waarheid te hebben, het blijft maatwerk dat continu bijgesteld moet worden. Wel zijn wij erg getriggerd door het concept van Agile Portfolio Management van Raedtwinkel. Zij ondersteunen organisaties bij het adopteren van een combinatie van metrieken die helpen bij de beste afweging maken.
Een cruciaal element hierin is dat de afweging van pakketten gebeurt op basis van hun relatieve waarde (de bij Agile bekende ‘Fibonaccireeks’) ten opzichte van elkaar. Een uitstekende optie wat ons betreft. Dit helpt om los te komen van potentieel irrelevante kenmerken, zoals de absolute grootte van een project. Het blijven hervalideren van de taken op verschillende niveaus geeft inzicht of er aan de juiste zaken wordt gewerkt en draagt bij aan een hoog commitment van de teams daarop.
Tip: Begin klein en som eens met het team op wat de belangrijkste waarden voor de organisatie zijn en beoordeel ze ook op hun relatieve waarde (ten opzichte van elkaar). Dat biedt een start om projecten en werkpakketten van verschillende omvang tegen elkaar afzetten. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld de app ‘scrum poker’.
Belangrijk bij dit onderwerp blijft: Gezond Boerenverstand! Wil je eens met ons sparren over Modern Projectmanagement? Stuur dan een mailtje naar laurens@adapt.nl en wij komen graag vrijblijvend langs voor een kennismaking of boek hier vrijblijvend een gratis online consult.