5 tips en tricks voor moderne projectmanagers in de snel toegenomen digitalisering van de werkplek
Modern projectmanagement in de coronatijd is wennen maar zeker geen revolutie in de manier van werken. De focus in ons model van modern projectmanagement zit in de soft skills van de mensen en de informele cultuur van de organisatie. Met de snel toegenomen digitalisering van de werkplek hebben juist die twee punten continu voldoende aandacht nodig. Thuiswerken is natuurlijk niet nieuw; wel de mate waarin. De valkuil bij de digitalisering van de werkplek is dat het persoonlijke en sociale aspect het kind van de rekening kunnen worden. Dat is juist die cruciale factor in ons model en heeft negatief effect op het (project)resultaat. De moderne projectmanager heeft hierin een belangrijke voorbeeldrol en zorgt als innovator met het correct inzetten van de soft skills dat die valkuil wordt vermeden.
Daarom in deze blog 5 tips voor projectmanagement in het digitale tijdperk.
Tip 1: Gebruik zoveel mogelijk de camera bij afspraken
De camera in de laptop bestaat al geruime tijd. Het gebruik ervan bleef behoorlijk achter door onwennigheid, traag internet of beveiligingsbeleid van organisaties (het bekende ‘plakkertje’). Indien je voornamelijk samen op locatie werkt, is het natuurlijk ook niet nodig om elkaar voor dat ene telefoontje ook te zien. Nu is dat anders en soms de enige methode om elkaar frequent te zien. Doe dat ook! Elkaar fysiek zien is extreem belangrijk om de sociale band te houden, evenals het belang van de ‘small talk’. Neem er de tijd voor. Een bijkomend voordeel is ook dat het zorgt voor focus. Tijdens vergaderingen zijn mensen vaak met andere zaken bezig. Dat was vroeger in fysieke setting al maar dit is alleen maar toegenomen. Wie kent het niet; tijdens een vergadering wat mailtjes wegwerken of andere klusjes (“kun je de vraag herhalen, ik stond nog op mute…”). Met de camera aan zien mensen echt wel dat je wat anders aan het doen bent. Dat zorgt ervoor dat je minder geneigd bent om iets tussendoor te doen. Dat is fijn voor de onderlinge band en verhoogt de kwaliteit.
Tip: Zet altijd de camera aan en vergeet de small talk niet. En onthoud dat een minder zakelijke achtergrond nog altijd vele malen beter is dan überhaupt geen beeld.
Tip 2: Overdrijf niet en blijf relativeren. Waar je vroeger tussendoor snel telefonisch schakelde (zonder beeld), doe je dat nu nog steeds.
Tip 2: Leidt in plaats van manage
‘Manager’ is een ingebakken term in organisaties, ook bij projecten. Het doet te weinig recht aan de professionaliteit en zelfsturendheid van individuen en teams. Het zijn allemaal professionals die met een goede reden op een positie zitten. Zij hebben geen manager nodig, maar een leider. Iemand die de hoofdlijnen uitzet en deze communiceert, gezamenlijk doelen stelt en vertrouwen geeft. Op locatie is dat het verschil tussen iemand die over je rug meekijkt, versus iemand die naar je luistert en er werkt van maakt (oplossen, of uitleggen waarom iets zo gaat). Digitaal is dat de projectmanager die continue mailt en status updates wilt, versus iemand die de dialoog aangaat en waar door beide partijen wordt geluisterd – met camera aan natuurlijk.
Tip: Juist nu we niet altijd meer fysiek bij elkaar zitten is het belangrijk oog te hebben voor de mens en vertrouwen te hebben dat zij zelf weten wat hun taken en verantwoordelijkheden zijn. Het resultaat telt.
Tip 3: Bellen boven mailen bij irritatie en ongenoegen
Heb je dat ook wel eens? Na een vervelende meeting besluit je om een mail te sturen. Opbouwende kritiek, goed bedoeld en je verstuurt het naar je collega. Die belt boos op en een hele discussie ontstaat over hoe jij het waagt zulke kritiek te leveren. Herkenbaar? Soms komt het niet uit, of ontbreekt de energie om weer een discussie aan te gaan. Vervelend, maar een mail sturen is absoluut geen goed alternatief en het kan zomaar tot juist meer discussies leiden of zelfs erger. Tekst kan eenvoudig verkeerd geïnterpreteerd worden. Dat was voor het digitale tijdperk al zo, maar nu je elkaar minder fysiek spreekt, is dit des te belangrijker om het goed in je achterhoofd te knopen.
Tip: altijd (video)bellen, nooit mailen. Door elkaar te spreken en te zien kun je op verbale en non-verbale signalen letten. Door daar op te acteren kun je het gesprek in de juiste richting sturen.
Tip 4: Vraag proactief feedback
Een andere valkuil van digitaal werken, is dat je de focus alleen op ‘leveren’ legt: doelgericht taken afwerken. Voorheen liep je op afdelingen nog regelmatig elkaar tegen het lijf bij de koffieautomaat, of wandelgang en sprak je elkaar ook over ‘hoe’ het gaat. Die informele gesprekken zijn cruciaal om up to date te blijven en zorgen voor een goede relatie, waarin ook het geven en halen van feedback beter tot hun recht komen. Echter, momenteel komen veel mensen waarschijnlijk hun partner, kinderen, of huisdieren tegen in die bekende wandelgangen. Net zo gezellig natuurlijk (of niet?!), maar dat doet de feedback-cyclus voor je zakelijke werkzaamheden geen goed. Daarom is het belangrijk om die small talk een plaats te geven in je (online) afspraken en zo de cyclus in stand te houden.
Tip: Zorg dat er ruimte is voor informele gesprekken in afspraken, plan bewuste ‘digitale kopjes koffie’ in en blijf meer dan normaal met elkaar in contact via programma’s als Microsoft Teams.
Tip 5: Wen eraan en blijft met je team bewust nadenken wat kan
Het digitaliseren van onze werkplek is iets wat al lang voor Covid-19 aan de gang was en wat bij veel bedrijven al best vergevorderd was. Covid-19 versneld het proces wel. Ongetwijfeld zijn er een significant aantal mensen die terugverlangen naar de oude situatie. Denk aan werknemers die graag een strikte fysieke scheiding tussen werk en privé willen, of managers die hun werknemers willen zien voor het gevoel van controle. Ook al is er op termijn een vaccin, de oude situatie komt niet meer terug. Het hek is van de dam. Mensen zijn al lang op zoek naar andere werkritme waarin digitalisering een belangrijke rol speelt en zullen daar steeds meer ervaren in worden. Er is niet zozeer één nieuw normaal, het is een proces die organisaties, teams en mensen samen tot een voor hun goed werkbare setting komen. Professionals gaan in de toekomst mogelijk op grotere schaal anders hun dagindeling maken. Bijvoorbeeld om zelf in control te zijn bij het kiezen van de meest efficiënte werktijden. Ook door toenemend bewust zijn over reizen (tijdens de spits) en het effect op het milieu. Hierin worden bewuster keuzes gemaakt of bepaalde reizen, of reizen in spitstijden écht nodig zijn om te leveren. Faciliteer dat proces en ga het gesprek aan.
Tip: Blijf zoeken naar de balans tussen digitaal en fysiek. Is het echt nodig om voor 1 afspraak te reizen? Moet je in de spits weg, of start je eerst thuis? Niet alleen goed voor de eigen agenda, je draagt ook bij aan een beter klimaat.
