Tips voor het faciliteren van een strategisch ritme

Over het belang van een strategisch ritme hebben we eerder al diverse artikelen geschreven. Om tot een strategisch ritme te komen als organisatie moet je een aantal zaken goed inrichten met elkaar. In onderstaand artikel geven we hier een aantal tips voor en gaan we dieper in op een specifiek onderwerp. Namelijk de (fysieke) locatie waar je werkt aan dit strategisch ritme. We bespreken het fenomeen van een war room en gaan in op de meerwaarde die het inzetten van een war room kan hebben als het gaat om innovatie- en strategietrajecten beter vorm geven.

Tips voor het creëren van een strategisch ritme

1. Creëer een hartslag

Begin met het samenstellen van een team dat eigenaar is van het strategisch proces. Zorg ervoor dat er vertegenwoordiging is vanuit alle belangrijke onderdelen van de organisatie. Door verschillende perspectieven op te nemen, is het gemakkelijker om het strategisch plan te implementeren en voor borging en uitvoering te zorgen. Maak ook direct een planning. Bij strategie trajecten is het regelmatig bijeenkomen essentieel om de bal op een gestructureerde manier aan het rollen te houden. Te vaak zien we dat er een heisessie of creatieve pressure cooker wordt georganiseerd, waarna de boel weer piepend en knarsend tot stilstand komt! Voordat je weer wat iets nieuws ingepland hebt, ben je zo weken of maanden verder. Door een duidelijke planning te maken hou je een hartslag hoog op een consistente en motiverende manier.

2. Houd het beknopt

Zorg dat je het strategisch plan beknopt houdt.  Hierdoor wordt het eenvoudiger om focus te houden op die zaken die er echt toe doen. Maak een beknopt document dat als de ontwikkelingen er om vragen snel kan worden aangepast. Dit vergroot de kans dat het ook steeds opnieuw wordt geraadpleegd en zorgt ervoor dat je makkelijker ritme kan houden in je strategisch proces.

3. Maak snelheid en houd focus: laat het faciliteren

Te vaak zijn strategische bijeenkomsten langdradig, maar dat hoeft niet zo te zijn. Het is mogelijk om strategiesessies te versnellen. Laat het faciliteren en verhoog daarmee het ritme. Vanuit Adapt Innovatie vervullen wij vaak een faciliterende rol in dit soort sessies. Het is de rol van de facilitator om o.a. het proces van tevoren te bepalen en te bekijken welke elementen je absoluut wilt bespreken en welke zaken juist niet. Ook worden de basisregels vastgelegd, waaronder tijdslimieten voor discussies, oefeningen en activiteiten. Het is de rol van de facilitator om dit ook te managen. Een facilitator zorgt er voor dat de deelnemers zich volledig op hun uitdaging en hun denkproces kunnen concentreren en dat de energie op peil blijft. Tot slot, als mensen langdradig worden, off-topic gaan of gewoon vastlopen in hun gesprekken tijdens een strategische planning, stelt de facilitator bijvoorbeeld de vraag: ‘Wat proberen we te bereiken?’ om het gesprek opnieuw te focussen.

4. Wees realistisch

Om echt een succesvol strategisch ritme te ontwikkelen dient er een realistisch verband te zijn tussen de intrinsieke motivaties van medewerkers, de doelen van de organisatie en de resultaten van de organisatie.

5. Maak het meetbaar

Zorg dat je meetbare activiteiten creëert op individueel, team-, afdeling- en organisatieniveau. Daardoor kan je de resultaten evalueren en daarop bijsturen om het strategisch ritme hoog te houden.

6. Gebruik data

Naast externe (markt)informatie beschikt iedere organisatie over een schat aan data en dus informatie en inzichten. Maak daar gebruik van. Beslissingen dienen genomen te worden op robuust onderbouwde, onbevooroordeelde, intelligente informatie, en niet op pure emotie.

7. Test je aannames

Doe kleine tests om je hypothesen te valideren. Bij het implementeren van strategische veranderingen in een organisatie, is het gemakkelijk om een tunnelvisie te krijgen en verliefd te worden op je eigen ideeën. Begin klein en test je aannames.

8. Maak het leuk

De strategische sessies hoeven echt niet saai te zijn. Zorg ook dat ze dat niet worden. Combineer inhoud met wat fun. Mensen moeten ook plezier hebben in deze sessies. Dit zorgt meteen voor meer creativiteit en draagt direct bij aan het stuk teambuilding.

9. Communiceer, neem mensen mee, en communiceer nog eens

Strategie is bij erg veel organisatie nog te vaak ongrijpbaar, niet toegankelijk en irrelevant voor de meeste mensen die werkzaam zijn in de organisatie. Dit staat de daadwerkelijke uitvoering in de weg. Zorg dat je niet ook in deze valkuil trapt.

10. Creëer de juiste omgeving

Het is aangetoond dat de indeling van de ruimte voor een groot deel bepaalt hoe het proces van een sessie, bijeenkomst of vergadering verloopt. Hierdoor heeft de fysieke ruimte dus direct impact op de uitkomsten van de sessie. Dit is waarom wij bijvoorbeeld, als we echt de diepte in willen, de tafels weghalen en in een cirkel gaan zitten. Of als er veel ideeën inzichtelijk gemaakt moeten worden, we een groot oppervlak paraat hebben om modellen in te vullen, post-its op te plakken, of brownpaper op te hangen. We bepalen steeds: wat moet er gedaan worden en welke activiteit is daar voor nodig? Is dat onderzoekend? Moet er een beslissing genomen worden? Of moeten we echt de diepte in? Op basis daarvan gebruik je uit de inrichting en materialen wat je nodig hebt. Voor elk soort sessie of activiteit moet je de ruimte optimaliseren. Voor het strategisch proces maken wij daarom graag gebruik van een zogenaamde war room.

 

Wat is een war room?

Een war room is een ruimte die optimaal (en dus flexibel) is ingericht voor strategische en creatieve processen. Dat levert overzicht, inzicht en inspiratie op. Het stelt mensen bovendien in staat om met meer toewijding en enthousiasme samen te werken. Hierdoor kan je als team wendbaarder en effectiever problemen tackelen, plannen maken of nieuwe producten en diensten ontwikkelen.

In het buitenland is het inzetten van een zogenaamde war rooms al gemeengoed voor organisaties om met hun strategie en innovatie uitdagingen aan de slag te gaan. De inspiratie voor deze war rooms halen zij uit de echte war rooms (ook wel situation room genoemd). Dit zijn ruimtes waar de top van organisaties bij elkaar komen om inzicht te krijgen in wat er speelt, strategie te bepalen en besluiten te nemen. Kenmerken van zo’n ruimte zijn dat je snel kan zien wat er speelt, bijvoorbeeld op schermen, whiteboards, papier aan de muur en kaarten. Ook beschikt zo’n ruimte altijd over de juiste materialen om te overleggen, dingen uit te denken, te ordenen, te schetsen en te plannen. Het brengt mensen bovendien automatisch in de juiste mindset: iedereen merkt dat hier belangrijke dingen gedaan worden.

Wij zien dit in Nederland nog maar weinig terug. Zelfs bedrijven die de meest moderne en innovatieve werkruimtes hebben, werken vaak nog steeds op de ouderwetse manier samen. Vooral op het gebied van het ontwerpen en onderhouden van een strategie. Als men denkt aan strategie discussies, wordt er al snel gedacht aan oude stoffige vergaderruimtes en het eindeloos werken aan een jaarplan die aan het einde van de rit niet geïmplementeerd wordt.

Kijk naar de snel veranderende wereld waar wij ons op bevinden. Organisaties moeten de manier van strategie discussie en -design hierop aanpassen. “Businessmodellen bederven als yoghurt in de koelkast”, aldus Alex Osterwalder. Wij zijn dus van mening dat om te kunnen concurreren in deze veranderende wereld, zowel startups, als scale-ups, als corporates hun methodes voor strategie discussie- , ontwerp en onderhoud naar een hoger niveau moeten tillen. Deze tips voor een strategisch ritme helpen daarbij.

[maxbutton id=”1″ url=”mailto:niels@adapt.nl” text=”Stuur Niels een bericht” ]