Bij Adapt Innovatie maakte wij, ook voor het coronatijdperk, intern al gebruik van Microsoft Teams. Toen heel Nederland half maart gedwongen werd om ook massaal online te gaan samenwerken en vergaderen zorgde dit er voor dat onze innovators online vaak een faciliterende rol mochten pakken. Onze innovators hebben inmiddels veel online vergaderingen voorgezeten, bijeenkomsten geleid en al diverse online trainingen gegeven. En ging dat altijd direct goed? Nee! Maar dat is niet erg want hier leren we van. Als voorzitter heb jij, soms nog meer als een andere deelnemer, impact op de online vergadering. Daar kun je slim gebruik van maken. In dit artikel delen we de belangrijkste lessen die wij de afgelopen maanden geleerd hebben.
Goede werkplek is de basis
Om met voldoende aandacht deel te kunnen nemen is het belangrijk dat ieder teamlid een werkplek heeft waar hij/zij niet wordt gestoord of wordt afgeleid door spelende kinderen, een stapel afwas, of het geluid van anderen op de achtergrond. Dit is niet prettig voor jezelf, maar ook niet voor de anderen. Zorg indien nodig voor een goede extra webcam en/of headset. Bovendien is een goede verlichting ook een must. Zeker als voorzitter dien je deze basis op orde te hebben.
Maak duidelijke afspraken
Mocht je regelmatig met een vast team online samenkomen dan is het waardevol om duidelijke afspraken met dit team te maken. Ga het gesprek met elkaar aan over de techniek die jullie willen gebruiken en welke omgangsvormen je van elkaar mag verwachten. Denk hierbij onder andere aan:
Over techniek:
- Wat vinden we de fijnste tool en waarom?
- Wat doe je als de verbinding verbroken wordt?
- Hoe zorgen we voor bestandsuitwisseling?
Over omgangsvormen:
- Hoe gaan we om met (1-op-1)chat tijdens de vergadering?
- Wat doen we als iemand niet op tijd komt of kan komen?
- Hoe vragen we het woord?
Zorg voor omgeving om documenten te delen
Een tip die als het goed is voorkomt uit het gesprek van tip 2. Wij merken dat het erg makkelijk is dat iedereen tijdens de vergadering toegang heeft tot de vergaderstukken. Wij werken zelf met Teams maar er zijn voldoende andere mogelijkheden. Dit zorgt er niet alleen voor dat iedereen hetzelfde document ziet maar hiermee kun je ook gezamenlijk in het document werken indien nodig.
Zorg voor een agenda
Iedereen heeft zijn eigen koffie ingeschonken, is ingelogd en is klaar om te beginnen. Maar waar gaan we het allemaal over hebben? Door elkaar praten is tijdens een (virtueel) overleg bijzonder ineffectief. Er ontstaat dan al snel chaos. Een absolute voorwaarde voor het overleg is dan ook de vergaderagenda. Die zou van te voren al bekend moeten zijn (zie tip5), maar als dat niet zo is, dan is het van belang om die vrijwel aan het begin op te stellen met elkaar.
Goed begin is het halve werk
Een goede voorbereiding is het halve werk. Bereid je deelnemers voor op je online overleg door ze voorafgaand te informeren. Dit kan door een e-mail of in de beschrijving bij het vergaderverzoek.
Hebben de deelnemers iets nodig tijdens de sessie of moeten ze ergens inloggen? Laat het ze vooraf weten. Heb je een overleg met externe deelnemers? Stuur ze instructies over hoe ze kunnen deelnemen in het online overleg. Het kan slim zijn om deelnemers te vragen om vijf minuten van tevoren in te loggen om te zorgen dat alles goed functioneert (microfoon, beeld). Wanneer ze zijn ingelogd en alles werkt, laat je ze gewoon met elkaar praten zoals bij een fysieke vergadering. Extra tip: ‘Vermaak’ deelnemers met een hersenkraker, een motiverend filmpje of een lekker muziekje.
Bewaak het proces
Meer nog dan tijdens een fysieke meeting is het bij een virtuele bijeenkomst essentieel dat er iemand is die het vergaderproces leidt. We missen online makkelijker non-verbale signalen maar een goede voorzitter houdt dit in de gaten. Hij of zij bewaakt het proces en geeft de deelnemers het woord. Om controle en sturing te behouden kan het verstandig zijn om open vragen zoals “Wie kan ik hierover het woord geven?” zoveel mogelijk te vermijden. Als er afspraken worden gemaakt dan hebben we in de fysieke omgeving soms voldoende aan een instemmend knikje. Online zie je dat minder goed. Een voorzitter kan er voor zorgen dat er aan iedereen expliciet even wordt gevraagd of hij/zij het eens is met de gemaakte afspraken.
Extra tip: log met je tablet of telefoon ook in als deelnemer, zodat je ook altijd kunt zien wat je deelnemers zien.
Wijs een notulist aan
Het is verstandig om van te voren te benoemen wie voor het team de nodige aantekeningen maakt. Denk bijvoorbeeld aan het bijhouden van een actie/besluitenlijst om te voorkomen dat je tijdens een volgend overleg opnieuw over dezelfde zaken in gesprek moet gaan. Je kunt ook vragen of iemand wil optreden als co-host. Deze is verantwoordelijk voor het in de gaten houden van de chat, het oplossen van technische problemen én jou back-up.
Zorg niet alleen dat iedereen incheckt maar ingecheckt blijft
Afleiding ligt voor alle deelnemers op de loer. Ze checken al snel een binnengekomen mailtje of werken ondertussen door aan dat belangrijke stuk. Dit is niet (altijd) erg, maar als je als voorzitter ziet dat mensen echt ‘uitchecken’, is het goed om ze juist even aan het woord te laten óf is het blijkbaar de tijd voor een pauze of een misschien wel een online energizer.
Link of rechts meeting? Maak een keuze!
Zowel reguliere voortgang van projecten bespreken en in dezelfde bijeenkomst gelijktijdig met elkaar in gesprek gaan over meer strategische, visionaire of creatieve thema’s is erg lastig. Als tip geven we dan ook mee om linker- en rechter hersenhelft thema’s niet tijdens dezelfde meeting op de agenda te zetten. Persoonlijk merk ik in de praktijk blijkt dat dit de effectiviteit zeker ten goede komt.
Zorg voor een goede afsluiter
Naast een goede start is het ook belangrijk om te zorgen voor een sterke afsluiter. Het laatste wat je doet is namelijk dat wat bij je deelnemers blijft hangen. Zo kun je bijvoorbeeld je deelnemers vragen om de bijeenkomst in één woord te beschrijven. Zorg er in ieder geval voor dat je als voorzitter altijd zorgt voor positieve afsluiting.
Nu is het aan jou. Ga aan de slag en durft te leren.
Loop je ergens tegenaan tijdens het faciliteren van online bijeenkomsten? Laat het mij weten want wij helpen je graag verder. Ook horen wij graag jouw ervaringen en tips zodat ook wij kunnen blijven leren.
