Een effectieve scenarioplanning is een belangrijke factor wanneer het aankomt op succes boeken met uw bedrijf. Succesvolle ondernemers, leiders en managers worden vaak geroemd om hun specifieke visie, maar ze houden hierbij juist ook rekening met de talloze krachten die in het spel zijn en waarover ze geen controle hebben. Slimme strategen ontwikkelen, door o.a. gebruik te maken van scenarioplanning meerdere mogelijke toekomstbeelden op basis van combinaties van oncontroleerbare krachten. Scenarioplanning kan de geest verruimen, maar kan ten prooi vallen aan de innerlijke werking van de geest. Lees hier hoe u meer uit uw scenarioplanning kunt halen. Beslis niet met één mogelijke toekomst in gedachten.
Wat is scenarioplanning?
Scenarioplanning is een manier om met onzekerheid om te gaan door op een gestructureerde manier naar de toekomst te kijken. Door verschillende scenario’s te ontwikkelen kan beter worden geanticipeerd op een veranderende omgeving. Daarbij worden ook op voorhand onrealistisch lijkende scenario’s meegenomen. Met het maken van deze scenario’s komen onverwachte (mogelijke) kansen en risico’s naar voren.
- Het gaat nadrukkelijk niet om het doen van voorspellingen, maar met name om het in kaart brengen van waar onzekerheden zich zouden kunnen voordoen
- Het geeft inzicht in grilligheden en onverwachte ontwikkelingen.
- Het is geen trucje en ook niet zomaar het doortrekken van trends naar de toekomst.
- Scenarioplanning gaat nadrukkelijk niet over de zekerheden, maar juist over de onzekerheden. Om de onzekerheden op juiste manier in te kunnen schatten worden wel zekerheden gebruikt.
- Het is ook niet alleen het rekenen met een paar financiële parameters, maar juist ook kijken naar bredere verbanden en brede maatschappelijke ontwikkelingen.
De valkuilen van scenarioplanning
Scenarioplanning inzetten betekent niet dat u de toekomst helemaal in kaart heeft gebracht, maar vooral dat u snel kunt schakelen als ‘onverwachte’ omstandigheden zich voordoen. We zien echter dat scenarioplanning niet altijd haar belofte waar maakt. In onze optiek komt dat vaak echter doordat bedrijven te weinig ervaring hebben met dit proces en vaak in dezelfde valkuilen trappen. Om de kracht van scenarioplanning echt te benutten geven we je een vijftal tips om de belangrijkste valkuilen te vermijden:
- Je weet nog niks
“The more I read, the more I acquire, the more certain I am that I know nothing” is een belangrijke quote en tip in deze van Voltaire. Je moet namelijk de valkuil vermijden om beslissingen te nemen op basis van zaken die je al weet. Zorg dat je echt nieuwe inzichten op doet. (wij kunnen je altijd helpen om in kaart te brengen wat relevant voor jouw organisatie kan zijn)
- Maak dingen niet groter dan ze zijn (maar zeker ook niet te klein)
Een hele lastige valkuil om te vermijden. Hele onwaarschijnlijke gebeurtenissen moeten niet groter gemaakt worden dan ze horen te zijn. Sla je daarin door dan neem je gebeurtenissen die intrinsiek wat onzekerder zijn helemaal niet mee. Dat is de andere kant van de medaille.
- De toekomst lijkt niet op het verleden
Veel mensen (en organisatie) zijn geneigd om te denken dat de toekomst gaat lijken op het verleden. Dit is echt een valkuil die je moet, en ook eenvoudig kunt, vermijden. Dat begint met het realiseren van deze valkuil. Uiteraard kan, en moet, je leren van het verleden maar dit moet je met mate doen in het scenario denken.
- Geef ook lastige scenario’s aandacht
Binnen de organisatie kan de verleiding ontstaan om met scenario’s aan de slag te gaan waar ze een positief gevoel bij hebben of welke wat ‘eenvoudiger’ en tastbaarder zijn voor de organisatie. Zorg dat je deze verleiding weerstaat. Ook moeilijkere scenario’s moeten overwogen worden.
- Maak ruimte voor tegenspraak
Een valkuil die eigenlijk altijd in elke situatie door een organisatie vermeden moet worden, maar zeker bij scenarioplanning, is dat je alleen maar jaknikkers in het team hebt. Zorg dat er ruimte is voor een open dialoog en dat er altijd ruimte is voor tegenspraak.
Naast bovenstaande zaken geven we nog eens een drietal tips die je kunnen helpen om scenarioplanning op een succesvolle manier in te zetten binnen jouw organisatie:
- Kies het juiste aantal scenario’s
In mijn optiek is de keuze voor twee scenario’s te weinig en moet je er ook niet meer dan 5 gaan uitwerken. In de praktijk zien wij dat 3 á 4 scenario’s tot goede inzichten lijden zonder te complex te worden. Kies je voor minder scenario’s dan ontbreekt de echte diepgang vaak omdat scenario hierdoor te generiek worden.
- Focus op belangrijke externe drivers
Heb focus op de omgeving. Scenario’s worden gedreven door wisselende en externe omstandigheden. Je dient in kaart te brengen welke externe trends en onzekerheden er spelen. Pas hierbij op voor je eigen blinde vlekken van de organisatie. Ga daarom ook in gesprek met klanten, marktpartijen, leveranciers en andere stakeholders. Probeer er op die manier achter de komende wat de belangrijkste drivers in de markt zijn en stel je dan de ‘wat als’ vraag. Kom er dus ook achter wat de impact van deze driver is.
- Blijf niet aan de oppervlakte. Denk verder en kwantificeer.
Werk de scenario’s ook echt daadwerkelijk uit. Dus wat zijn de consequenties en welke keuzes hebben we dan. Dit zorgt ervoor dat je als organisatie snel kunt reageren. Daarnaast is het waardevol om scenario’s ook cijfermatig uit te werken. Scenario’s dienen zowel kwalitatief als kwantitatief neergezet te worden. Pas daarbij wel op voor te veel detail. Het gaat om het grotere plaatje.
Volg onze masterclass effectieve scenarioplanning
De beste schakers denken in scenario’s, een aantal zetten vooruit. Ze kunnen niet voorspellen wat hun tegenstanders gaan doen, maar ze kunnen zich wel een beeld vormen welke opties zij hebben en daarop een strategie ontwikkelen. Een effectieve scenarioplanning werkt precies zo. Het biedt je flexibiliteit van denken en stelt je in staat snel en accuraat in te grijpen als de status quo verandert. Regeren is vooruitzien. Wie zich door de omstandigheden laat overvallen, neemt meestal niet de beste beslissingen.
Neem de regie in handen
Wil jij nu ook echt regie nemen? Bij Adapt kunt u verschillende soorten masterclasses volgen, waaronder de incompany masterclass effectieve scenarioplanning. Deze spitsen we toe op uw organisatie en uw vraag. In de masterclass leert u over de achtergrond van scenario denken en past u de geleerde theorie meteen toe in de praktijk. We geven deze masterclass graag bij u op de werkvloer, zodat alle medewerkers die u wilt betrekken kunnen deelnemen.
Neem contact op met Niels Huismans via niels@adapt.nl of John Jilderda john@adapt.nl voor meer informatie.
Meer kennis opdoen? Bekijk dan onze andere artikelen hier.
